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　　首次使用系统时：

　　1.基础资料设置（1）设置会计科目举例：资产类的银行存款、现金等，支出类的水电费、其他支出等为什么要设置会计科目？

　　答：本软件在收费、退费、预收款等涉及到金额操作时都会关联到会计科目，在日常的收支记录中也会用到会计科目。例如，将本次收款关联到现金或者银行存款科目，将水电费支出关联到支出类的“水电费”科目等。

　　位置：“基础信息”菜单下的“期初建账”菜单项（2）依次设置【部门信息】、【职务信息】、【员工定义】、【班级定义】、【学生类别】、【收费项目】、【收费类型】、【学生信息】、【工资项目定义】、【工资类型定】资料部门信息：学校有哪些部门，例如教学部等职务信息：学校的员工有哪些职务，例如教师、保安、园长等员工定义：学校有哪些员工，例如张三、李四等。增加员工时需要选择所在部门和职务，因此在设置员工资料前必须设置好部门信息和职务信息 。

　　班级定义：学校有哪些班级，例如大班、中班、小班等。因为设置班级时需要选择班主任，因此在定义班级之前必须设置好员工信息。

　　学生类别：例如全托、日托等。

　　收费项目：学校有哪些收费项目，例如保教费、伙食费、校车费、空调费、校服等费用项目。

　　收费类型：因为不同类别的学生的收费项目的数量和金额可能不一样，因此增加了收费类型定义功能，例如全托的收费类型是收费类型A，日托的收费类型是收费类型B,在建立学生资料时必须指定学生的收费类型，在收费时会根据选择的学生自动计算应收费用，当然，实际收费金额可以修改。

　　学生信息：学校有哪些学生，可以逐个学生录入，也可以根据指定的EXCEL格式批量导入。在录入学生资料之前必须完成班级信息、学生类别和收费类型的设置。

　　2.设置库存期初位置： “库存管理”菜单下“期初库存”菜单项3.设置结账日期段为什么要设置结账日期段？

　　答：因为收费项目的有效期不同，例如有的项目是按学期收费，有的项目是按月收，还有的项目是按年收，这时就需要设置每月、每学期、每年的开始日期和结束日期，否则就不能准确判断该学生在当前期间内是否欠费了。

　　位置：“系统管理”菜单下的“结账日期设置”

　　注意事项：

　　结账日期中的当前月必须保证和实际的月份一致。

　　【当前月】在开账后是不允许修改的，执行【结账】操作后才会发生改变。

　　初次使用本软件时需要修改【当前月】，使其和实际的当前月份保持一致，在【数据库维护-数据清空】功能中执行【重新开账】操作后方可以修改。

　　4.选择票据格式菜单位置： 系统管理-系统参数设置本软件提供11种收据格式，请选择适合贵园的收据格式5.执行“开账”操作执行该操作之后，系统不再允许修改会计科目的期初金额为什么要执行“开账”操作？

　　答：“开账”的意思是开始记账、收费等操作了。结账后，系统不再允许修改“当前月”，当前月随每月的结账操作而改变。