随着经济社会的持续迅速发展和知识经济的到来，秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书的品质和素质提出了越来越高的要求。那么，作为多面手的秘书，需要具备哪些具体的能力呢？如果你有志于在这个领域做出好成绩，那就看看这本书吧，它将为你提供有效指导。

本书从秘书及秘书工作的概念入手，分析了其工作环境以及职位角色，然后从秘书应具备的个人仪表、担负的工作任务等方面来探讨如何做好秘书工作、秘书应该具备哪些素质以及做好秘书工作的捷径等，最后阐述了秘书工作中的相关技术性内容，告诉读者如何才能使自己工作起来得心应手，成为一个真正的“笔杆子”和多面手，成为一名受领导喜欢和重用的合格助手。

第一章 秘书是全才，而非专才

 第一节 秘书是办公室的多面手／3

 第二节 秘书工作举足轻重／8

 第三节 秘书工作的角色要求／21

第二章 秘书角色的多重性

 第一节 秘书有自己的管理角色／29

 第二节 秘书的内部角色／40

 第三节 秘书的社会角色／45

 第四节 秘书所处的人际关系环境／49

第三章 做好秘书工作有窍门

 第一节 功到自然成／59

 第二节 做个“机灵鬼”／64

 第三节 会听言外之意／71

第四章 做个魅力四射的秘书

 第一节 如何培养个人魅力／83

 第二节 人靠衣装，马靠鞍／88

 第三节 礼多客不怪／91

第五章 做领导的左膀右臂

 第一节 充当好幕后工作者／115

 第二节 理解领导／116

 第三节 了解你的顶头上司／119

 第四节 如何为领导管理好时间／122

 第五节 如何为领导打点好出差／126

 第六节 怎样同时做多个领导的帮手／128

第六章 为领导独当一面

 第一节 做好组织协调工作／137

 第二节 “办会”工作／142

 第三节 做好接待工作／156

 第四节 进行调查研究工作／165

 第五节 抓好信访工作／174

第七章 让领导觉得得心应手

 第一节 必须做好面子工作／185

 第二节 如何做好机要事务／227

 第三节 了解必备的会计知识／232

 第四节 掌握速记与打字很重要／240

第八章 当好“笔杆子”

 第一节 怎么写政务文书／249

 第二节 如何处理事务文书／288

 第三节 如何写好交际文书／318

 第四节 如何写好法规文书／323

一、做领导的下属

在一个组织中，领导是上级，秘书是下级，领导者可以支配秘书，秘书执行领导者的指令。秘书应该尊重领导、服从领导的调遣，围绕领导的决策、指挥来办文、办会、办事。这是由秘书和领导的角色关系所决定的。秘书活动的目的要服从领导活动的既定目的，秘书必须按照领导的要求和意图确立、调节自己的行为。以服从领导、受领导支配为自己的本分，秘书的角色内涵绝没有本质意义上的主角的内容。

社会对于秘书的行为模式的要求是：自觉服从领导施加的影响，不可无视领导的影响，别出心裁地自搞一套，更不许同领导对着干。秘书与领导在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互的影响，领导主要是充当影响的主体，而秘书显然主要是影响的客体。服从便是影响客体接受影响主体发生影响的一种形式，如果秘书以为贴近领导、地位特殊就可具有领导的某些职权，对领导的影响不愿服从，其行为与角色规范形成了差距，两者间就不会出现密切的角色关系，则秘书对领导工作不能起到应有的辅助作用，甚至反而形成干扰，秘书就可能被调离岗位。

服从有“表面服从，内心也接受”，即心服口服：有“表面服从，内心不理解、不接受”，即口是心非，这是一种假服从；有“内心愿接受，表面却不服从”，即心服口不服等不同的表现形式。为了对领导进行切实有效的服务，秘书应该从内心态度到外部行为都自觉地接受领导的影响，也就是取心服口服的态度，而另两种服从的表现形式都是不足取的。在影响主体(领导)施加影响的内容没有变更之前，秘书应该设法改变内心的态度，或者改变外部的行为。

不过，服从并不意味着盲从，服从的形式和实质是被动的，服从的内容和过程则可以是主动的。比如，秘书受领导委派到下属单位传达指示，形式上是被动的，但不能只是机械地照本宣科，当个传声筒或办事机器，而是可以在忠实于领导意图的前提下，根据自己的理解和体会，力求把领导的指示精神传达得更明确、更全面、更具体，与客观实际情况结合得更好，便于贯彻执行。

每个称职的秘书必须要有正确、清醒的角色意识，使自己的行为模式符合角色规范。由于每个人的个性存在差异，导致每个秘书的角色行为不会一模一样，但超限度的、无节制的个性表现，会偏离角色规范，势必产生角色差距乃至角色的错位。譬如有一种表现是不负责任地把本来应由秘书完成的事情统统推给领导去做，将收到的文件不作筛选，不提任何阅办意见，全部塞给领导去处理，弄得领导整天疲于案牍，而桌面上文件还是越堆越高。另一种表现是过于自卑，不敢办事，处处被动，依附性极强，领导拨一拨，秘书动一动，缺乏主观能动性而影响自身办事的质量。还有一种表现是“行动”过当，反客为主，把本来应由领导做的事全揽到自己身上，俨然以领导化身自居，颐指气使，出现“秘书擅权”、“秘书当家”的现象，或者过分强调秘书要参与决策，硬要领导采纳自己的意见，否则便不甘罢休，影响了领导的正常活动。这些表现都让人觉得秘书不像秘书，也不会受到领导的欢迎和好评。

在我国，秘书和领导又是政治上的同志和战友，有的还都是共产党员，都在为同一个伟大的事业工作。在这个意义上，两者是平等的，没有高低之分。一般来说，领导总比秘书政策水平高，了解情况多，办事经验丰富，见解谋略高明，但智者千虑，难免一失，工作中也难免会有疏忽、遗忘的时候，轻则贻误某项工作，重则铸成重大差错。特别是有的领导违背了党和国家的方针政策，甚至犯罪乱纪时，秘书就不必无原则地一味讲服从。应该尽量在事前对领导诤谏。知而不言，旁观领导犯错误是一种失职的行为。秘书要站在维护党和国家利益的立场上，真诚耐心地规劝领导纠正错误，甚至进行必要的斗争。绝不可睁一只眼，闭一只眼，听之任之。或者帮着掩盖事实真相，为之开脱罪责，更不能同流合污，沆瀣一气。

秘书人员不能因为秘书工作的从属地位和被动性而失去心态平衡，要在头脑中牢固树立服务观念，并以此指导自己的言行。无论是参与政务。还是办理事务，都需意识到自己是在为党和国家、为人民服务。地位的高低，工作上的服从，是事业的需要。有了这样的认识。就能摆正自己的位置，对秘书工作既有了高度的责任感，又有了强烈的荣誉感、自豪感，愉快地做好本职工作，自身价值也就能得以充分体现。

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秘书是一项常青的职业，古今中外，各行各业都需要秘书。进入21世纪以来，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。

当今，随着经济社会的持续迅速发展和知识经济的到来，秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书的品质和素质提出了越来越高的要求。秘书人员在增强政治思想、职业道德、知识能力素质的同时，也要增强心理素质，做新世纪高素质的人才。

秘书作为一种社会职业，其性质是从属、服务于领导的。秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及哪里，其工作范围就延伸到哪里。秘书工作是尽可能地为领导、机关创造各种便利条件，以提高其工作效率和工作质量。所以说，从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。繁、杂、忙、累四个字就是对秘书工作特点的最恰当形容。正是这一复杂的工作特点，对秘书就有了特殊的要求。

美国作家福丽斯在《成功的秘书》里曾列举现代秘书的各种职责，其中包括：“打字、归档、接待来访、处理函件、编写报告、在上司不在时处理日常事务”等。面对如此繁杂的任务，一个秘书如果没有良好的素质和态度，是难以胜任这项工作的。

心理素质是秘书人员的基本素质。由于工作性质不同，秘书人员自身的爱好、心理等因素对工作也起着大小各不相同的作用。要想成为一名优秀的秘书，必须学会调整自己的心理，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人乐观、豁达的性格。

秘书是一个富于挑战的职业，必须培养自己一定的意志才能激励秘书人员在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。

但同时，即使秘书人员已做好自己的本职工作，仍然会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然，是有一些心术不正的秘书在利用职务之便进行一些不法行为、不道德交易以获得自身利益。给社会造成了极坏的影响，使得人们对这一职业存有偏见，也给其他从事或准备从事秘书职业的人带来极大的心理压力。我们可以从以下例子中看到造成这一偏见的原因：

首先，时代发展到今天，有些秘书不是把工作重点放在文秘写作和其他工作上，而是一门心思研究领导的心理和爱好。甚至学习到一套“吹、拍、哄、骗”的本领，把领导服侍得舒舒服服。有的秘书还哄骗那些贪官进赌场，帮他们找“三陪女”，掩护“二奶”，变着法子到基层索要贿赂。这样的秘书实际上已经成了腐败分子的走狗和帮凶。

其次，还有一种“变了味儿”的秘书，那就是少数高官和大款雇用的女秘书。这种秘书靠的不是本事，而是脸蛋，她们不做秘书应做的工作，而是做领导的“情人”。正是这种人，亵渎了秘书的称号，贬损了这个职业的名声，让人一提起女秘书，就想到“三陪女”、“二奶”、“小蜜”这样的名词。也让一些真正能当好秘书的女性蒙受无端的歧视。

所以，秘书要想在这一行业中有所作为。打破人们对此存有的偏见，就要有一个健康、坚强的心理素质。秘书人员要学会善于自我调节和控制心理，保持心理平衡，以坚强的意志和毅力，克服困难，增强信心，做好秘书工作。