《个人效率提升系统》是如何更快更聪明地完成工作的经典指南，它将教给你掌控工作和时间的所有工具：从面前一方办公桌的整理，讲到个人电脑资料的有效管理；从做事的“立即就做”，一点一滴，一件一件地完成，讲到做关键的事情并做得正确；从“克服拖延”的观念转变，讲到高效能工作习惯的培养……

通过读这本书，您将学会：如何摆脱毫无成就的生活，停止拖拉，立即就做；如何制定最适合自己的生活目标，并使自己能严格地实现它；如何从杂乱的信息干扰和繁文缛节中解脱出来，抓住工作和生活的关键；如何更有效地完成自己的工作，学会区分那些重要和不重要的活动；如何更好地在压力下工作，准确及时地完成任务；如何有效掌控会议进程，倍增团队运作效率。

20多年前，美国个人效率管理领域的首席专家凯瑞·格力森在为瑞典一家银行提供咨询服务时受客户的启发，设计了一套名为“个人效率提升系统”的培训课程，并在该公司员工中进行推广。很快，这项培训的效果就开始显现出来——该公司员工的平均日工作绩效得到了成倍的提升！这一培训奇迹传开之后，惠 普、通用汽车、摩根·斯坦利公司、AT&T、壳牌石油、耐克公司、杜邦公司等80多家世界级大公司都竞相采用了凯瑞的这一研究成果。

为了应付急剧增多的培训需求，凯瑞在积极培训咨询师的同时，把其课程内容进行了整理，于是就有了这本享誉国际的超级畅销书。

第1章 立即就做

为什么个人效率系统能够奏效／4

从办公桌开始／5

克服拖延／8

并不是所有事都应该马上做／18

养成果断的工作习惯／18

养成“立即就做”的工作习惯／19

尽善尽美／20

纪律／22

小结／23

第2章 立即整理

士兵的故事／27

清除混乱／28

混乱从哪里来／28

混乱为何会存在／29

不在视线之内就会忘记吗／30

不要忽视小问题／31

从基础开始／33

办公室里的工具箱／34

熟悉新工具／37

文档分类和位置／37

改进文档系统的小窍门／47

归档和标示签／48

电子文档／49

让电脑为你找文件／54

处理和整理电子邮件／55

整理直接由电脑收发的传真／56

建立和整理你的电子邮件通讯录／58

整理你的电脑桌面／58

整理其他媒体／59

总结／60

小结／61

第3章 按部就班

做一个时间日志／65

电子时间日志／68

避免信息泛滥／68

信息超载／70

将例行工作打包，一次完成一批工作／71

合理规划，避免仓促上阵／72

帕金森法则与时间的分配／73

整块的时问／73

将电话归类批次化处理／74

电子邮件／76

邮件及备忘录／80

利用好互联网／82

阅读／83

每周的一对一会议／83

更有效的会议／84

怎样对付干扰／86

要让方法起作用／89

陷阱／89

小结／92

第4章 立即做计划

计划的目的／98

做计划的原则／100

PEP的计划程序／102

日计划／102

周计划／104

制作工作日志／109

项目执行计划／111

项目计划的标准／113

执行图／114

用电脑做计划／115

战略规划／116

设定目标／118

个人目标／119

价值观／120

个人的价值观／121

你所能看到的就是你能够得到的／122

小结／125

第5章 坚持不懈

毅力／129

不要浪费记忆力／130

时间总在不经意问飞逝／131

建立高效率的后续追踪系统／132

工作小组／140

后续追踪与授权／142

授权的例外情况／144

备份你的系统／144

养成后续追踪的习惯／145

小结／146

第6章 将事情做正确

PEP的起源／151

改善／154

一个质量改善的实用工具／155

4S／155

识别顾客及其需求／156

管理／157

注重防范／157

一个项目接一个项目地改善／158

持续变革／158

PEP和流程再造／159

流程再造与科技／161

小结／163

第7章 “立即就做”的经理人

走动式管理(MBWA)／168

MBWA的一个例子／171

为什么MBWA的确奏效／172

面对面沟通／173

追踪的方法／174

授权／174

一个“立即就做”的经理人该做些什么／175

关注工作过程／175

团队建设／176

不要被束缚在办公桌旁／176

从自己做起／177

用电子工具辅助MBWA ／178

MBWA在公用办公区的应用／178

关于MBWA的结束语／180

小结／181

第8章 从你所在的地方开始

工作环境的演变／186

NGW是什么／188

你的公司在考虑NGW吗／191

管理层在成功转型中的角色定位／195

用合适的装备启动NGW／196

PEP与NGW／197

信息组织的结构一致性／199

在NGW环境中工作／201

管理与支持的有效性／201

在NGW下工作的常见挑战／202

NGW办公室的混杂问题／210

家庭办公室的混杂问题／213

在NGW移动办公室工作／215

提醒笔记本用户／216

小结／217

第9章 即时维护

熵／222

维护与工作循环／222

简化维护工作／224

你应该先维护吗／225

维护与立即就做／225

使维护成为习惯／226

21天的挑战／227

维护与出差旅行／228

预防性维护／229

维护与持续改进／230

定期赶上进度／231

最低限度的维护／231

当一切又陷入混乱时／231

小结／234

后记 仅仅是一个新习惯／236

附录A 提高会议效率的清单／237

附录B 耗费时问的因素／239

为什么个人效率系统能够奏效

惟一能够达到工作效果的方法(也就是你将学习的方法)就是把“立即就做”作为行事的准则。我把它叫做提高个人效率的“立即就做”计划。

选择了“立即就做”，你就把“现在或立即”当成了你的盟友，而不是敌人。那么，你应该如何处理堆积在你桌上的那些杂七杂八的文件呢?现在就动手。“立即就做”能够使你更有条理，使你更好地控制工作的时间、地点和方式，使你自我感觉更加良好。毫无疑问，“立即就做”是个人效率系统(PEP)的首要原则。

下面的情景是否让你觉得熟悉?

你到了办公室，坐下来，扫一眼桌上散布的文件，从中拿起一份看了起来。那是玛丽寄来的。“哦，我得打电话给玛丽。”你说。你负责任地在你的桌子某处建了一个“即将处理”的文件夹，并把这份文件放到里面。你拿起另外一张纸，是一封消费者的投诉信。你想：“我得回这封信。”于是它也被归到了“即将处理”的文件夹中。第三张纸是一个必须要解决的问题的概述。“我得跟老板谈谈这个问题。”你咕哝着。于是，它也被放到了“即将处理”的文件中。你拿起第四张纸，说道：“这个不重要，我可以稍后再处理它。”你又在不断增加的“即将处理”文件夹旁边设立了“稍后处理”的文件夹。等你终于把各种文件都归类完毕，又回到那些“即将处理”的文件，一封一封阅读的时候，你已经把时间浪费在了重读上面了。结果是你把工作重复做了两次，花了双倍的时间，却收效甚微。

如果我们只是把每份文件都看两遍的话，问题还不大。但是有些人却看上三遍、四遍、五遍，而不做任何行动。同一项工作做上四五遍要比做一遍所花的时间多得多。

当你第一次接触或读到什么东西的时候，就开始着手去做。

我指的不是那些你目前不能做或不该做的事情。我指的是所有你能够做，也应该做，但是却没有做的事情。我指的是那些你每天都接触的文件和邮件。当你第一次接触或阅读它们的时候，就动手处理，你将会节省大量的时间(并且摆脱这些文件)。

打电话给玛丽，马上回那封电子邮件，回消费者的投诉信，听到语音留言的时候就进行回复，跟老板讨论发生的问题。只要马上动手，你就会惊奇地发现其实这并不需要多少时间，却能使你产生很大的成就感。

如果你不打算处理你的文件，就不要浪费时间去阅读。如果你不打算回那些语音留言，就不要浪费时间去听。如果你不打算回电子邮件，就不要浪费时间去看。不要让那些你不打算做的事情占据你的时间。把精力花在你要做的事情上吧，现在就动手。

P4-5

你是否觉得你的时间总不够用?

你是否觉得你好像总有太多的工作要做?

你是否觉得你总被办公室的工作压得喘不过气来?

你是否觉得你好像被成堆的案头工作淹没了?

你是否希望有更多的时间来做你想做的事情?

你是否需要经常加班到很晚，甚至还要利用周末来做上班时间无法完成的事?

你是否因为没有完成的工作而感到心力交瘁?

你是否总是因为面临连续不断的危机和超负荷工作，而根本无暇专注于你的人生或事业的长期发展目标?

你是否曾认为你正在做的事不是自己真正想做的?

你是否希望在投入相同时间和精力的前提下，取得更好的成绩?

你是否经常渴望更多地放松或者休假?

当我问起上述这些问题时，绝大多数人都回答：“是。”如果你也是这样回答的，那你就应该高兴，因为你可以克服这些困难。你不仅可以从工作和生活中得到你最在意的东西，而且你还有足够的时间与家人相处，做你自己想做的事情。

问题的根源

为什么人总觉得时间不够用?为什么他们总是一方面感到劳累过度，同时又觉得没有效率?答案其实很简单。尽管我们曾经接受过正规的教育并在某个专业领域从事工作，但我们中很少有人——特别是白领阶层——接受过如何提高工作效能与效率的培训。很多白领阶层，他们并不知道怎样安排自己的日常工作。他们也许可以画一幅建筑设计图，策划一个出色的广告，谈一宗生意，但他们却不能有效地规划好一个星期的工作，不能应付各种干扰、把握不期而至的机遇、决定哪样工作重要和优先。

我的一个英国朋友兼同事曾经向我描述过这样一种情景：

一个人进入大学，接受了专业教育，然后找到一份工作。当工作开始时，文件突然涌来了。没人告诉你怎样处理这些文件，怎么保存，放在哪里，下次又怎么找到它。

在我的工作中，我曾经见过很多出类拔萃的人，他们从事建筑、运输，开发产品，推广服务，甚至治病救人。他们接受过良好的教育，有很强的工作能力，通晓他们的专业，能轻而易举地解决一些会让我很头痛的复杂问题。可就是这些人，他们却为怎样处理日常的一些简单事情而烦恼不已。为什么会这样?因为正像我们大家一样，这些专业人士并没有接受过工作效能与效率方面的训练。

怎样安排好自己的工作正是你在过去的教育中掉的一课，也正是这本书——《个人效率提升系统》所要弥补的一环。

最近，一些大学里增设了一类很热门的课程，它们主要是用来培训教授怎样教学的。不可思议，教教授们怎样教学!在传统的教育模式中，教授从来没有接受过这样关键的培训：他们只要求证明他们是本专业的专家就行了。但很多学校的学生可不这样认为，他们会告诉你：仅掌握一门理论学科并不能成为一名他们所喜欢的杰出教师。此外，如何养育孩子也是缺少基本培训的一个例子。有多少父母在生儿育女前曾接受过如何为父为母的教育?同样道理，很少有经理人在管理自己的业务方面接受过充分的训练。

怎样应对这些问题?

好了，我们都是聪明人，知道一定会有办法来提高工作效能。那么，我们究竟应采取什么措施来应对教育的这一缺陷呢?我们可以参考同事们的工作计划表或日程表自己做一个，也可以在尝试与犯错的反复试验中学会如何最佳工作。大多数时间里，我们都能做得很好。这样，我们逐渐就能形成我们自己喜欢的工作方法与技巧。但是，我们建立的方法却不一定是一种科学的工作习惯，它或许在一个工作环境里能如鱼得水，但一旦我们换了工作，或者公司合并，单位规模缩编，我们就可能要花双倍的力气来达到预期的效果了。

人类是习惯的奴隶。即使我们认为某些行为的改变是有益的，但真正改变起来却往往因习惯而变得困难重重。所以，什么是提高工作效率的最佳方式?怎样才能成功地改变你的个人行为?怎样才能更有效果呢?你可以从这本书里找到这些问题的答案。这本书将引导你有效地处理这些问题。最后，你可以减少你的工作时间，你将在工作中事半功倍。

从细节做起

有一次，我问一个非常富有的成功人士什么是他成功的秘诀。他只重复了两个字：“细节，细节。”是啊，我们都知道事业的成功源于对点点滴滴的专注，但我们可能忽视了关注细节与提高工作效率之间的矛盾性。本书将会告诉你如何工作的若干细节。这本书里面的内容以及经验正是来自个人效率提升系统(the Personal Efficiency Program，PEP)的实施过程。正因为细节如此重要，以后不管是循序渐进的工作改进，还是开拓创新的流程再造，你都要时刻关注工作中的细节，并同时相应地调整个人的行为。通过对细节的重视，你将会受益良多。

西方国家的制造企业在竞争对手的冲击下惊醒过来之后，花了大量的时间和金钱去分析、精简和完善生产制造过程的每一步。这些努力的结果使工厂的生产力和产品质量得到了空前的提高。但遗憾地是，对于职员的工作，无论是服务、信息加工、日常管理，还是经营运作，却少有企业去做分析、精简和完善。实际的情况是，个人的工作方式从未被看做业务运作管理的一部分，就更不用提怎样去分析和完善了。

不再是缺失的一环

如何通过个人工作效率的训练来提升工作品质和产量，正是白领阶层所缺乏的知识。因为缺乏这些知识，我们在质量和生产力链条上便缺失了一环，甚至连那些想积极处理这方面问题的公司也不例外。因为缺了这一环节，我们常常不会注意它。然而，正是这缺失的一环给今天的白领员工的工作带来了无穷无尽的压力和烦恼。

PEP能够在生产力链条上补上这一环节，它能够帮助那些承担繁重工作量的人们。在过去的15年里，PEP已经成功帮助过30多万人，指导他们怎样在每周148个小时里完成更多的事情。

PEP将会教你：

更好地掌控你的工作

使工作更为轻松

节省时间

确定什么对你最重要

完成你最重要的事

PEP采用一个全新的做事方法来帮你解决工作中的问题，倍增你的工作效率。我坚信，通过实施这个计划，大多数人都能产生双倍或三倍的工作业绩。一个人的工作效率不高，不能说是个人工作不努力。从我以前对十几个国家、几百个公司的员工的研究来看，事实正好相反。人们工作确实非常努力，绝大多数人都努力想把工作做得更好。但问题是，尽管我们中大多数人都努力工作，却并没有能将所有工作做好。只有通过正确的方式做正确的事，人们的生产潜力才会达到无穷。PEP将告诉你一套怎样去做正确的事，同时将事做正确的诀窍。

PEP计划将最大限度地简化你的工作；通过学习它，你不再需要花费那么多精力做工作；你将在工作中如虎添翼，心想事成。

现在，不管你读这本书的动机是什么——想成为一个百万富翁：还是消遣，或者是想多干点活儿，或为了能准时下班，这本书的基本原则和方法都会帮你达到你的目标。

这本书的叙述方式可以和商业技术学院(IBT)的一对一的面授方式相媲美，它就好像有一百多名资深培训师在向你传授经验。它总结了30多万人的工作经验，展现了他们为提高工作效率而发明的方法、程序和解决方案。所有这一切都能有助于你改善日常工作程序，改进工作绩效和提高生活品质。

从这本书里获得信息是一个方面，怎样行动是另一个方面的问题。俗话说：“江山易改，本性难移。”但我们开发总结的这些办法却可以另辟蹊径，且行之有效。当彻底清理完你的办公室之后，你会发现：你也可以轻松而彻底地改变你的个人行为。“立即就做”的理念会时时督促你去行动，从而让你在干得更多的同时，克服掉个人效率上的最大障碍——拖拉的坏毛病，你将开始用好行为来取代坏习惯。既然我们是习惯的产物，何不让我们的习惯变得更好!时间在变动，思想在闪烁，所以为了应对危险，我们急需改变。

PEP就像一个体育锻炼课程，如果你想从中获益，你就得一步步去做。你不能只是阅读。如果你不想按照书上说的去做的话，最好不要读这本书，现在就扔掉它，这样还节省你的时间。不过，如果你打算按照书上的方法去做，你就可以节省更多的时间。选择权在你自己手中。但是从我个人的立场看，我希望你能仔细阅读这本书，并照着去做，那么，我能保证它能极大地提升你的生活品质。