本书是《1+1岗位高效工作手册》系列图书之一，它以行政助理的实际岗位职责为出发点，对行政助理在工作中面临的问题进行了全程式指导，并对行政助理应掌握的管理技能进行了归纳与提炼，便于行政助理迅速抓住工作的核心与关键，深入理解该岗位所需要的各种知识与技能，是行政助理进行高效率、规范化管理和迅速提升自身能力的参照范本。

书的功能：全面提升岗位的适应能力、操作能力以及管理能力，是使能力得到提升和工作更加高效的解决方案。光盘的功能：光盘实际上是一个工具箱，几乎涵盖了与岗位相关的表格、制度等，内容全面务实，稍做修改即可使用，省时省力，十分方便。

本书以行政助理的实际岗位为出发点，介绍了行政助理角色基础、行政助理岗位要求、与上级领导工作关系的3个层次和协助上司工作管理、行政助理的工作艺术、行政事务处理、安全保障管理、总务后勤管理8个方面对行政助理在工作中面临的问题进行了全程式指导。本书还对行政助理应掌握的工作与管理技能进行了归纳与提炼，便于行政助理迅速抓住工作的核心与关键，深入理解该岗位所需要的各种知识与技能。

本书是行政助理进行高效率、规范化管理和迅速提升自身能力的参照范本。

第一章 行政助理角色

 第一节 行政助理自我岗位规划

一、行政助理角色定位

二、行政助理角色胜任能力

三、行政助理职业发展与规划

 第二节 部门结构关系与岗位设计

一、部门关系的误区与协调

二、企业的部门结构和工作内容

三、部门的岗位构成与岗位内容

 第三节 人力资源与绩效管理

一、人员任用流程与升迁管理

二、培训计划的制定方法与实施要点

三、绩效管理冲突分析与实施流程

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第二章 行政助理岗位要求

 第一节 行政助理的工作素质

一、观察工作过程的意义

二、观察工作过程的基本步骤

三、记忆工作内容的方法

四、企业发展阶段与工作方向

五、判断工作重点的方法

 第二节 行政助理的工作技能

一、公文的类型与写作要求

二、组织工作的原则与方法

三、企业人员面对的变化与应对方法

四、人际关系处理原则与技巧

 第三节 行政助理的工作品质

一、配角意识与行为表现

二、诚信的工作理念和务实的工作表现

三、配合协作的内容与方法

四、高效率的时间管理

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第三章 与上司工作关系的3个层次

 第一节 准确理解自己的上司

一、从5个方面了解自己的上司

二、理解上司的工作内容

三、把握上司的工作要求

四、接受上司批评的基本态度

 第二节 高效辅助自己的上司

一、与上司沟通的常见形式与注意事项

二、如何忠诚地执行上司的工作安排

三、为上司提供支持

 第三节 获得自己上司的认可

一、不同领导风格的缺点分析

二、上司的错误表现和纠正方法

三、巧妙地为上司的错误买单

四、获得上司认可的步骤和策略

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第四章 协助上司工作与管理

 第一节 协调组织结构关系

一、9种个人角色和协作意识培养

二、工作冲突的原因和化解策略

三、良好团队关系特征与营造方法

 第二节 出色执行工作内容

一、技巧性传达工作内容

二、指导员工工作的5个方面

三、员工的分类鼓励和鼓励方法

 第三节 有效监督工作过程

一、如何发现工作中的问题

二、问题解决的途径与方法

三、工作质量的组成和反映内容

 第四节 及时总结工作成果

一、工作总结的方式和内容

二、工作汇报的认知和要点

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第五章 行政助理的工作艺术

 第一节 把握与上司的微妙关系

一、做好上司的下属

二、上司的时间管理者

三、上司计划的跟踪者

 第二节 执行管理工作的原则

一、以身作则地进行工作

二、只管该管的事

三、做别人成功的云梯

 第三节 处理事务中的角色扮演

一、员工的激励者

二、各组织部门的沟通者

三、人际关系的协调者

四、新员工的培训者

 第四节 容易坠入的误区分析

一、只做传声筒不做管理

二、总把自己当成领导

三、好摆架子不做事

四、只想到上司想不到企业

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第六章 行政事务的处理

 第一节 办公室事务管理

一、办公环境的影响因素和改善方法

二、办公自动化的内容和设备类型

三、办公费用管理程序与内容

 第二节 文件资料的管理

一、文件收发的程序

二、文件和表单管理

三、资料文件的保密工作

 第三节 会务管理与办公制度

一、会务工作安排

二、值班接待工作的内容

三、办公制度的落实与执行

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第七章 安全保障管理

 第一节 安全小组管理

一、组建安全小组

二、保安人员的工作内容和奖惩规范

三、消防制度、消防器具管理与消防演习

 第二节 安全生产管理

一、安全生产影响因素及工作要点

二、安全生产责任制的执行

三、安全生产教育的内容和方式

四、安全生产检查的级别和内容

 第三节 员工医疗保健管理

一、员工健康管理

二、员工医疗保险、补贴与补助管理

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第八章 总务后勤管理

 第一节 物资财产管理

一、固定资产的增加、处置和报废

二、基建项目管理与物业的维修、保养

三、办公用品管理的6个步骤

四、车辆管理的内容

 第二节 员工食宿管理

一、员工食堂管理

二、员工宿舍管理

三、生活设施管理

 第三节 娱乐活动的组织开展

一、制定娱乐活动开展计划

二、组织开展旅游活动

三、组织安排各种文化、体育、健身活动

 附录1：高低效行为对照表

 附录2：经典案例解说

 附录3：工作技能检测及思考要点

第九章 光盘介绍

 附录1：高低效行为对照表

行政助理必须与上司保持良好、顺畅的沟通，要善于辅助上司。表3—15中，列出了行政助理的高低效行为表现的一些典型事例，目的在于检查自己是否存在这些低效行为，认识怎样才是高效行为，以便在工作中进行提高和改进，使自身能力更加符合岗位要求。低效行为表现

不了解上司

对上司的性格、爱好、做事风格等没有充分的了解和认识，在工作中，经常出现与上司的工作方式相悖，不能和上司很好地相处和配合。

等情形看不到上司的优点

经常抱怨上司不体谅人、反复无常，忽视上司的优点，不善于学习上司的成功经验

不清楚上司对自己的工作要求

不清楚上司的工作要求，反复修改自己的工作结果。

不能诚恳地接受批评

将上司的批评视为无端责难，或者以受到批评为耻，认为自己在企业里没有任何发展机会。

误解上司的意图

总是误解上司的决策、计划，以致在向员工传达、布置任务时，不能将上司的真实意。图传达给员工，从而使工作偏离方向或出现失误。

与上司缺乏沟通

不愿甚至害怕和上司沟通

落井下石

当预感到上司将要犯重大错误时，不提醒上司，让他陷入尴尬局面。面对上司的错误，不仅不予以谅解，反而将这视为自己的机会。

妄图改变上司

妄图通过某种策略改变上司的处事原则、管理风格。

高效行为表现

善于向上司学习

能留心上司的一言一行、一举一动，观察他们处理事情的方法，善于向上司学习。

能够根据上司的要求做出调整

能根据上司的要求，主动调整自己的工作方向，提高自己的工作技能，积极地配合上司的工作。

善于与上司沟通

在与上司的沟通中能不断地提高自己的技能，在可能的情况下，建议并协助上司建立良好的沟通机制。

诚恳地接受上司的批评

能认真对待批评，不当面顶撞上司，受到批评时不找任何借口。

服从上司的指令

主动、积极地完成上司布置的任务，不给自己寻找任何的借口和推卸责任的理由。对那些明显违反法律法规、政策条例的指令，能坚决拒绝和抵制，并明确地向上司陈述理由。

帮助上司决策

不在公开的场合与上司争辩，能帮助上司做出正确决策。

附录2：经典案例解说

一、案例：“正义"员工的遭遇

夏季来临，办公室没有安装空调，又闷又热。一位富有正义感的员工给总经理写了一封信，希望增设冷气设备，由于不了解总经理的脾气，故没有署名。

几天后，公司为每个办公室安装了空调，员工们对总经理十分感激。那位员工心中窃喜，遇到了一个善于纳谏的好上司，于是决定再次上书，反映洗手问应当检修、更换水龙头等问题。接到信后，总经理心里暗想：“这个家伙到底是谁?怎么牢骚那么多，要是聚众闹事怎么办，要想办法查出此人。”于是，他一边整修洗手间，一边派人核实笔迹。

员工对总经理关心下属的行为赞赏有加，议论传到总经理那里，他觉得这些行为有利于提升员工的满意度，就打消了要找出那个匿名者的念头。

就在这时，写匿名信的“正义”员工以为上司真的能广纳意见，在闲聊中向同事们夸耀自己的功劳时，恰巧被总经理听见，一度淡化的惩处之心又被唤起。

于是，总经理召开职工代表会议，希望员工们对公司和他本人提意见。这位“正义”员工不知是计，便侃侃而谈，将平日里同事们的意见统统当众提出。他本以为上司要给他“加官晋爵”，谁知没过多久，便收到了一张辞退通知书。

二、案例简析

一方面，与上司进行沟通时，应选择适合的沟通形式，文中提到的匿名信，实际是与上司沟通的第二种形式——汇报；另一方面，即使上司采纳了你的意见，最好也要装聋作哑，将功劳让给上司，不要与上司争功。此外，凡事切忌一而再，再而三，要适可而止。附录3：工作技能检测及思考要点

为了加深您对所学内容的印象，巩固您的学习成果，我们设计了表3-16的岗位胜任能力自我检测表，请你结合自身情况进行如实作答。P65-67

《1+1岗位高效工作手册》系列图书由图书和光盘组成。书的功能：全面提升岗位的适应能力、操作能力以及管理能力，是使能力得到提升和工作更加高效的解决方案。光盘的功能：光盘实际上是一个工具箱，几乎涵盖了与岗位相关的表格、制度等，内容全面务实，稍做修改即可使用，省时省力，十分方便。

《行政助理高效工作手册》是《1+1岗位高效工作手册》系列图书中的一本，它以行政助理的实际岗位职责为出发点，对行政助理在工作中面临的问题进行了全程式指导，并对行政助理应掌握的管理技能进行了归纳与提炼，便于行政助理迅速抓住工作的核心与关键，深入理解该岗位所需要的各种知识与技能，是行政助理进行高效率、规范化管理和迅速提升自身能力的参照范本。

为了便于行政助理学习和掌握该岗位的相关要点，本书采用了“行为对照与案例学习”的方法，针对每一个训练要点，归纳列举了在工作中所表现出的一些典型的高低效行为(高效行为给行政助理以榜样，低效行为给其以警示)，既便于行政助理深入理解要点内容，也便于其在现实的工作中对照应用。

针对每一个训练要点，本书还安排了国内外企业成功或失败的案例，并进行了深入的剖析与解读，这些案例以事实说话，充分涵盖了要点的思想内涵，可以使行政助理身临其境地参透其中的道理，为自己的行动提供有效的借鉴。

在本书每一章的最后，均安排了“能力检测与训练要点”，并设计了相应的能力检测训练题，着眼于各个岗位的工作人员对自身能力的检测与提高。

另外，为了方便读者，我们为本书配备了一张光盘，光盘收录了行政助理在日常工作中所需要的各种工具、表格、制度与流程，可以拿来即用，能节省大量的时间，达到事半功倍的效果。但是，行政助理在使用这些工具、表格等内容时，一定要结合企业和岗位的实际情况，做到举一反三，切不可生搬硬套，应因需而变。

希望本书对读者能有所帮助，同时，对书中的不足之处，也恳请读者给我们提出宝贵意见。

编者

2007年6月